Datensicherung (Backup) in der POSprom Software

Datensicherung (backup) in der POSprom Software

Die Datensicherung ist im Rahmen der neuen GoBD-Vorschriften zu einem wichtigen Thema geworden. Die dauerhafte Sicherung steuerrelevanter Kassendaten für mindestens 10 Jahre ist heute eine wichtige Voraussetzung für ein GoBD-konformes Kassensystem.

Darüber hinaus wird die Sicherung der Kassensoftware in vielen Fällen ausdrücklich empfohlen, zum Beispiel bei einem Software-Update / Aktualisierung, bei einem Upgrade oder bei der Reaktivierung der Softwarelizenz.

Datensicherung aktivieren TSE-Backup Software aktualisieren Lizenz reaktivieren
Wichtig für GoBD Steuerrelevante Kassendaten sollten dauerhaft und sicher gespeichert werden.
Schutz bei Problemen Mit einem aktuellen Backup kann das System in vielen Fällen wiederhergestellt werden.
Empfehlung Erstellen Sie Sicherungskopien möglichst regelmäßig, idealerweise täglich.
Wichtiger Hinweis:
Sollte mit Ihrem Kassensystem etwas passieren, kann man mit einer aktuellen Sicherungskopie fast alles wiederherstellen – bis zum Zeitpunkt des letzten Backups.

Grundlage der Datensicherung

In der POSprom Kassensoftware gibt es mehrere Möglichkeiten, Sicherungskopien zu erstellen. Allerdings hat jede Softwareversion ihre eigenen Einstellungen dafür.

Grundsätzlich gibt es in jedem POSprom Kassenprogramm eine Methode, die für alle Softwareversionen gilt:

„Erstellen von Sicherungskopien (Backups) beim Beenden des Kassenprogramms“

Dafür sollen Sie zunächst die automatische Datensicherung im Kassenprogramm aktivieren. Die Funktion finden Sie unter:

Office > Einstellungen > Datensicherung

Schritt-für-Schritt: Datensicherung aktivieren

  1. Klicken Sie im Kassenprogramm auf den Button „Office“.
  2. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
  3. Klicken Sie auf „Datensicherung“.
  4. Aktivieren Sie die Option „Datenbank sichern beim Programmschluss“.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.
  6. Fertig.
Danach gilt:
Wenn Sie im Kassenprogramm auf „Beenden“ klicken (in der „Kasse“ und nicht im Office), wird Ihnen jedes Mal angeboten, eine Sicherungskopie zu erstellen. Bitte klicken Sie dann immer auf „Sicherung beginnen“.

Wo werden die Sicherungskopien gespeichert?

Standardverzeichnis

Die Sicherungskopie der aktuellen Datenbank wird im Sicherungsverzeichnis auf der Festplatte gespeichert.

Das Verzeichnis heißt:

backupdata

Speicherpfade

Standardmäßig ist das Sicherungsverzeichnis unter dem folgenden Pfad zu finden:

C:\Program Files (x86)\IhreSoftware\backupdata

in manchen Fällen unter:

C:\Programme\IhreSoftware\backupdata

Sicherung direkt auf USB-Stick speichern?

Technisch ist es möglich, im Kassenprogramm ein anderes Verzeichnis für die Speicherung der Sicherungskopien anzugeben. Manche Anwender tragen dabei direkt den Pfad zu einem USB-Stick ein.

Davon raten wir grundsätzlich ab.

Wenn der USB-Stick nicht mehr richtig funktioniert oder gar nicht angeschlossen ist, erhalten Sie unter Umständen keine Fehlermeldung vom Programm. Dadurch denken Sie, dass die Backups erstellt werden – tatsächlich werden aber keine Sicherungskopien gespeichert.

Am besten speichern Sie die Sicherungskopien im Standardverzeichnis „backupdata“ und kopieren diese anschließend manuell auf einen USB-Speicherstick.

Wie oft sollten Sicherungskopien erstellt werden?

Antwort: So oft wie möglich – mindestens einmal pro Tag, wenn Sie Ihre Arbeit beenden.

Regelmäßige Datensicherungen sind besonders wichtig, damit bei Problemen möglichst wenige Daten verloren gehen.

Wichtig: TSE-Daten zusätzlich sichern

Bitte beachten Sie: Die normale Datensicherung der POSprom Kassensoftware und die Sicherung der TSE-Daten sind zwei getrennte Sicherungen.

Wir empfehlen Ihnen daher ausdrücklich, zusätzlich zur normalen Datensicherung auch die TSE-Daten bzw. das TSE-Archiv regelmäßig, idealerweise täglich, zu sichern.

1. POSprom Datensicherung

Die normale Datensicherung erstellt eine Sicherungskopie Ihrer POSprom Datenbank.

Office > Einstellungen > Datensicherung

Diese Sicherung sollte regelmäßig erstellt und zusätzlich auf einem externen Datenträger aufbewahrt werden.

2. TSE-Export

Zusätzlich sollten Sie regelmäßig das TSE-Archiv exportieren und sichern.

Office > Berichte > TSE-Export

Wir empfehlen, den TSE-Export regelmäßig, idealerweise täglich, durchzuführen und die exportierten TSE-Daten zusätzlich auf einem externen Datenträger zu sichern.

Warum ist ein regelmäßiges TSE-Backup wichtig?

Sollte der TSE-Stick einmal defekt sein oder ausfallen, stehen Ihnen die zuvor exportierten und gesicherten TSE-Daten weiterhin zur Verfügung. So können die bereits gesicherten TSE-Daten bei Bedarf dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden, auch wenn aufgrund eines Defekts der TSE kein Export des TSE-Archivs mehr möglich ist.

Unsere Empfehlung:
Sichern Sie sowohl die POSprom Datenbank als auch das TSE-Archiv regelmäßig, idealerweise täglich, und bewahren Sie zusätzliche Sicherungskopien auf einem externen Datenträger auf.

Wie viele Backups sollte man aufbewahren?

Grundsätzlich

Die Sicherungskopien werden nicht überschrieben. Stattdessen wird bei jeder Sicherung eine neue Sicherungskopie erstellt.

Die Daten werden dabei kumuliert. Das bedeutet: In der neuesten Sicherung sind die Daten von Anfang an enthalten.

Theoretisch könnten Sie also nur die letzte aktuelle Sicherungskopie behalten und ältere Backups löschen.

Empfehlung

Zu Ihrer Sicherheit empfehlen wir Ihnen, die letzten 7 bis 10 Sicherungen aufzubewahren.

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter versehentlich zum Beispiel eine Warengruppe inklusive Artikel gelöscht haben, kann man diese aus einer der letzten Sicherungen komplett wiederherstellen.

Screenshot Datensicherung

Datensicherung Sicherungskopie in der POSprom Software Screenshot der Datensicherung in der POSprom Software.

Zurück