Datensicherung in der POSprom Software

Die Datensicherung ist im Rahmen der neuen GoBD-Vorschriften zu einem aktuellen Thema geworden. Die dauerhafte Sicherung (mind. 10 Jahre) der steuerrelevanten Daten im Kassenprogramm ist heute eine wichtige Voraussetzung für ein GoBD-konformes Kassensystem. Darüber hinaus wird die Sicherung der Kassensoftware in vielen Fällen ausdrücklich empfohlen - wie z.B. bei einem Software-Update (Aktualisierung) oder Upgrade, bei der Reaktivierung der Softwarelizenz etc. Sollte mit Ihrem Kassensystem etwas passieren, kann man mit dem aktuellen Backup (Sicherungskopie) fast alles wiederherstellen (bis zum Zeitpunkt des letzten Backups).

In der POSprom Kassensoftware gibt es mehrere Möglichkeiten, Sicherungskopien zu erstellen. Allerding hat jede Softwareversion Ihre eigenen Einstellungen dafür.

Grundsätzlich gibt es in jedem POSprom Kassenprogramm eine Methode, die für alle Softwareversionen gilt und zwar:

"Erstellen von Sicherungskopien (Backups) beim Beenden des Kassenprogramms".

Dafür sollen Sie zunächst die automatische Datensicherung im Kassenprogramm aktivieren. Die Funktion können Sie unter Office > Einstellungen > "Datensicherung" aktivieren.

Schritt-für-Schritt:

- Klicken Sie im Kassenprogramm auf den Button "Office"
- Klicken Sie auf "Einstellungen"
- Klicken Sie auf "Datensicherung"
- Hier in der Datensicherung aktivieren Sie die Option "Datenbank sichern beim Programmschluss"
- Klicken Sie auf "Speichern"
- Fertig

Jetzt, wenn Sie nun im Kassenprogramm auf "Beenden" klicken (in der "Kasse", nicht im Office), wird Ihnen jedes Mal angeboten, eine Sicherungskopie (ein Backup) zu erstellen. Bitte immer auf "Sicherung beginnen" dabei klicken.

Dadurch wird eine Sicherungskopie der aktuellen Datenbank erstellt und im Sicherungsverzeichnis auf der Festplatte gespeichert. Das Verzeichnis heißt "backupdata". Standardmäßig ist das Sicherungsverzeichnis "backupdata" unter folgendem Pfad auf der Festplatte Ihres Kassensystems zu finden:

C:\Programme\IhreSoftware\  (bei Windows XP)
C:\Program Files (x86)\IhreSoftware\  (für Windows 7, 8 und 10)


Kann man einen USB Stick an die Kassen anschließen, so dass die Sicherungen direkt auf dem Stick gespeichert werden?

Technisch ist es möglich, im Kassenprogramm ein anderes Verzeichnis für die Speicherung der Sicherungskopien anzugeben. Manche Anwender geben dabei einen Pfad zum USB-Stick. Dies würden wir Ihnen jedoch grundsätzlich abraten. Warum denn (?) - wenn der USB-Stick nicht mehr richtig funktioniert oder gar nicht mehr angeschlossen ist, erhalten Sie keine Fehlermeldung vom Programm. Dabei sind Sie sich ganz sicher, dass die Sicherungskopien erstellt werden - tatsächlich werden keine Sicherungskopien erstellt. Am Besten speichern Sie die Sicherungskopien im Standardverzeichnis "backupdata" und kopieren diese dann einfach manuell auf Ihren USB-Speicherstick hinüber.

Wie oft sollten die Sicherungskopien erstellt werden?

Antwort: So oft wie möglich. Mindestens ein Mal pro Tag, wenn Sie Ihre Arbeit beenden.

Soll ich alle Sicherungskopien aufbewahren (mit der Zeit habe ich dann Hunderte davon und keinen freien Platz auf der Festplatte mehr)?

Eigentlich nicht. Die Sicherungskopien werden nicht überschrieben, sondern wird jedes Mal eine neue Sicherungskopie erstellt. Die Daten in den Sicherungskopien werden kumuliert. Das bedeutet, dass Sie in der letzten Sicherung die Daten von Anfang an haben. Theoretisch können Sie nur die letzte (aktuelle) Sicherungskopie behalten. Die anderen Backups können Sie löschen. Zu Ihrer Sicherheit empfehlen wir Ihnen, die letzten 7-10 Sicherungen aufzubewahren. Sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter aus Versehen z.B. eine Warengruppe inkl. Artikel gelöscht haben, so kann man die gelöschte Warengruppe aus einer der letzten Sicherungen komplett wiederherstellen.

Screenshot "Datensicherung":