Datensicherung in der POSprom Software

Die Datensicherung ist im Rahmen der neuen GoBD Vorschriften ein aktuelles Thema geworden. Die dauerhafte Sicherung (mind. 10 Jahre) der steuerrelevanten Daten im Kassenprogramm ist heute schon eine wichtige Voraussetzung für ein GoBD konformes Kassensystem. Außerdem wird es in vielen Fällen ausdrücklich empfohlen, die Sicherung der Kassensoftware durchzuführen - wie z.B. beim Software-Update (Aktualisierung) oder Upgrade, bei der Reaktivierung der Softwarelizenz etc. Sollte Ihrem Kassensystem was passieren, kann man anhand der aktuellen Sicherungskopie alles wiedereinstellen (bis zum Zeitpunkt der letzten Sicherung).

In der POSprom Kassensoftware gibt es mehrere Möglichkeiten, Sicherungskopien zu erstellen. Jedes Kassenprogramm hat jedoch seine eigenen Einstellungen dafür.

Grundsätzlich gibt es in jedem POSprom Kassenprogramm eine Methode, die für alle Softwareversionen gilt und zwar:

"Erstellen von Sicherungskopien beim Beenden des Kassenprogramms".

Dafür sollen Sie zuerst die automatische Datensicherung im Kassenprogramm aktivieren. Die Funktion können Sie in der Rubrik "Datensicherung" aktivieren.

Schritt-für-Schritt:

- klicken Sie im Kassenprogramm auf den Button "Office"
- klicken Sie auf "Einstellungen"
- klicken Sie auf "Datensicherung"
- hier in der Datensicherung aktivieren Sie die Option "Datenbank sichern beim Programmschluss"
- klicken Sie auf "Speichern"
- Fertig

Jetzt, wenn Sie im Kassenprogramm auf "Beenden" klicken (in der "Kasse", nicht im Office), wird es Ihnen jedes Mal angeboten, eine Sicherungskopie zu erstellen. Bitte immer auf "Sicherung beginnen" dabei klicken.

Dabei wird eine Sicherungskopie der aktuellen Datenbank erstellt und im Sicherungsverzeichnis auf der Festplatte gespeichert. Das Verzeichnis heißt "backupdata". Standardweise ist das Sicherungsverzeichnis "backupdata" unter folgendem Pfad auf der Festplatte Ihres Kassensystems zu finden:

C:\Programme\IhreSoftware\  (für Windows XP)
C:\Program Files (x86)\IhreSoftware\  (für Windows 7, 8 und 10)


Kann man einen USB Stick an die Kassen anschließen, damit die Sicherungen direkt auf dem Stick landen?

Technisch ist es möglich, ein anderes Verzeichnis zum Abspeichern der Sicherungskopien im Kassenprogramm anzugeben. Manche Nutzer geben dabei einen Pfad zum USB-Stick. Dies würden wir Ihnen jedoch grundsätzlich abraten. Warum denn (?) - wenn der USB-Stick nicht mehr richtig funktioniert oder gar nicht angeschlossen ist, kriegen Sie keine Fehlermeldung vom Programm. Dabei sind Sie sich ganz sicher, dass die Sicherungskopien erstellt werden - tatsächlich werden keine Sicherungen erstellt. Am Besten speichern Sie die Sicherungskopien im Standard-Verzeichnis "backupdata" und kopieren diese dann einfach manuell auf Ihren USB-Stick hinüber.

Wie oft sollten die Sicherungskopien erstellt werden?

Antwort: So oft wie möglich. Mindestens ein Mal pro Tag, wenn Sie Feierabend machen.

Soll ich alle Sicherungskopien behalten (mit der Zeit habe ich dann tausende davon)?

Eigentlich nicht. Die Sicherungskopien werden nicht überschrieben, sondern wird jedes Mal eine neue Sicherungskopie erstellt. Die Daten in den Sicherungskopien werden kumuliert. D.h. in der letzten Sicherung haben Sie die Daten seit Anfang. Theoretisch können Sie nur die letzte (aktuelle) Sicherungskopie behalten. Die Restlichen können Sie löschen. Zu Ihrer Sicherheit empfehlen wir Ihnen die letzten 7-10 Sicherungen zu behalten. Sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter aus Versehen z.B. eine Warengruppe inkl. Artikeln gelöscht haben, kann man dann aus einer der letzten Sicherungen die gelöschte Warengruppe vollständig wiedereinstellen.

Screenshot "Datensicherung":