Datensicherung (Backup) in der POSprom Software
Datensicherung (backup) in der POSprom Software
Die Datensicherung ist im Rahmen der neuen GoBD-Vorschriften zu einem wichtigen Thema geworden. Die dauerhafte Sicherung steuerrelevanter Kassendaten für mindestens 10 Jahre ist heute eine wichtige Voraussetzung für ein GoBD-konformes Kassensystem.
Darüber hinaus wird die Sicherung der Kassensoftware in vielen Fällen ausdrücklich empfohlen, zum Beispiel bei einem Software-Update / Aktualisierung, bei einem Upgrade oder bei der Reaktivierung der Softwarelizenz.
Sollte mit Ihrem Kassensystem etwas passieren, kann man mit einer aktuellen Sicherungskopie fast alles wiederherstellen – bis zum Zeitpunkt des letzten Backups.
Grundlage der Datensicherung
In der POSprom Kassensoftware gibt es mehrere Möglichkeiten, Sicherungskopien zu erstellen. Allerdings hat jede Softwareversion ihre eigenen Einstellungen dafür.
Grundsätzlich gibt es in jedem POSprom Kassenprogramm eine Methode, die für alle Softwareversionen gilt:
Dafür sollen Sie zunächst die automatische Datensicherung im Kassenprogramm aktivieren. Die Funktion finden Sie unter:
Office > Einstellungen > DatensicherungSchritt-für-Schritt: Datensicherung aktivieren
- Klicken Sie im Kassenprogramm auf den Button „Office“.
- Klicken Sie auf „Einstellungen“.
- Klicken Sie auf „Datensicherung“.
- Aktivieren Sie die Option „Datenbank sichern beim Programmschluss“.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
- Fertig.
Wenn Sie im Kassenprogramm auf „Beenden“ klicken (in der „Kasse“ und nicht im Office), wird Ihnen jedes Mal angeboten, eine Sicherungskopie zu erstellen. Bitte klicken Sie dann immer auf „Sicherung beginnen“.
Wo werden die Sicherungskopien gespeichert?
Standardverzeichnis
Die Sicherungskopie der aktuellen Datenbank wird im Sicherungsverzeichnis auf der Festplatte gespeichert.
Das Verzeichnis heißt:
backupdataSpeicherpfade
Standardmäßig ist das Sicherungsverzeichnis unter dem folgenden Pfad zu finden:
C:\Program Files (x86)\IhreSoftware\in manchen Fällen unter:
C:\Programme\IhreSoftware\Sicherung direkt auf USB-Stick speichern?
Technisch ist es möglich, im Kassenprogramm ein anderes Verzeichnis für die Speicherung der Sicherungskopien anzugeben. Manche Anwender tragen dabei direkt den Pfad zu einem USB-Stick ein.
Davon raten wir grundsätzlich ab.
Wenn der USB-Stick nicht mehr richtig funktioniert oder gar nicht angeschlossen ist, erhalten Sie unter Umständen keine Fehlermeldung vom Programm. Dadurch denken Sie, dass die Backups erstellt werden – tatsächlich werden aber keine Sicherungskopien gespeichert.
Am besten speichern Sie die Sicherungskopien im Standardverzeichnis „backupdata“ und kopieren diese anschließend manuell auf einen USB-Speicherstick.
Wie oft sollten Sicherungskopien erstellt werden?
Antwort: So oft wie möglich – mindestens einmal pro Tag, wenn Sie Ihre Arbeit beenden.
Regelmäßige Datensicherungen sind besonders wichtig, damit bei Problemen möglichst wenige Daten verloren gehen.
Wie viele Backups sollte man aufbewahren?
Grundsätzlich
Die Sicherungskopien werden nicht überschrieben. Stattdessen wird bei jeder Sicherung eine neue Sicherungskopie erstellt.
Die Daten werden dabei kumuliert. Das bedeutet: In der neuesten Sicherung sind die Daten von Anfang an enthalten.
Theoretisch könnten Sie also nur die letzte aktuelle Sicherungskopie behalten und ältere Backups löschen.
Empfehlung
Zu Ihrer Sicherheit empfehlen wir Ihnen, die letzten 7 bis 10 Sicherungen aufzubewahren.
Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter versehentlich zum Beispiel eine Warengruppe inklusive Artikel gelöscht haben, kann man diese aus einer der letzten Sicherungen komplett wiederherstellen.
Screenshot Datensicherung
Screenshot der Datensicherung in der POSprom Software.